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Asistente Ejecutivo de Nivel de Entrada - Facturación/Financiero Hybrid - US

Asistente Ejecutivo de Nivel de Entrada - Facturación/Financiero

Tiempo completo • Hybrid - US
Beneficios:
  • 401(k)
  • Seguro dental
  • Seguro de enfermedad
  • Tiempo libre remunerado
Resumen de la posición:
Estamos buscando un Asistente Ejecutivo proactivo y altamente organizado para brindar apoyo directo al Vicepresidente (VP) del Departamento de Finanzas y al Equipo Ejecutivo. Este rol requiere a alguien que pueda realizar múltiples tareas de manera eficiente, administrar las tareas administrativas y garantizar una coordinación fluida entre los equipos internos, los administradores de propiedades y el equipo ejecutivo. El candidato ideal estará orientado a los detalles, tendrá excelentes habilidades de comunicación y prosperará en un entorno de ritmo rápido mientras gestiona una variedad de tareas de facturación, cumplimiento de proveedores y gestión de contratos. Además, esta función implicará la gestión y el apoyo de varios proyectos para garantizar la finalización oportuna y la alineación con los objetivos del equipo ejecutivo.

Responsabilidades clave:
1. Departamento de Facturación:
  • Gestione y responda a los correos electrónicos relacionados con las solicitudes de facturas e informes de la propiedad, que suelen provenir de administradores de propiedades (PM) o departamentos de facturación de terceros.
  • Garantice respuestas oportunas, precisas y profesionales a todas las solicitudes relacionadas con la facturación.
  • Entrada de datos para artículos como órdenes de trabajo, estimaciones, etc.
  • Abrir, clasificar y distribuir correos electrónicos entrantes y otra correspondencia.
2. Facturas vencidas:
  • Supervise y haga un seguimiento de las facturas vencidas.
  • Coordine con los equipos necesarios y los administradores de propiedades para garantizar que se procesen los pagos pendientes.
3. Gestión de COI y cumplimiento de proveedores:
  • Gestione la documentación del Certificado de Seguro (COI) para los proveedores, garantizando el cumplimiento de los estándares de la empresa.
  • Mantenga los registros de los proveedores, garantizando la actualización de los seguros, las licencias y otra documentación necesaria.
4. Servicio al cliente (1-800#):
  • Responda a las llamadas entrantes de lunes a viernes, brindando asistencia con consultas de facturación y resolviendo problemas para los clientes.
  • Mantenga un tono profesional y cortés mientras gestiona las llamadas para garantizar la satisfacción del cliente.
5. Gestión de contratos y cargas:
  • Ayudar a organizar y cargar contratos, asegurando el mantenimiento adecuado de registros y la accesibilidad para los equipos internos.
  • Colabore con los directores generales y los departamentos internos para garantizar la gestión oportuna de los contratos.
6. Facturación y Confirmaciones de Proyectos Servicios/Finalizados:
  • Genere y procese facturas de servicios y proyectos completados, confirmando que todos los detalles del proyecto sean precisos.
  • Asegúrese de que se cuenta con la documentación adecuada para la finalización del proyecto y de que la facturación se complete con prontitud.
7. Cargas de OPS y Vendor Cafe (1er día del mes):
  • Asegúrese de que todas las cargas necesarias de OPS y Vendor Cafe se completen el día 1 de cada mes.
  • Mantenga registros organizados y supervise las cargas para garantizar la precisión y la finalización oportuna.
8. Soporte directo al Vicepresidente del Departamento de Facturación:
  • Proporcionar apoyo administrativo directo al Vicepresidente del Departamento de Facturación y al Director Financiero.
  • Manejar materiales confidenciales y urgentes, garantizando una comunicación fluida entre el vicepresidente y otros departamentos.
  • Manejar varios proyectos asignados
  • Hacer arreglos de viaje para ejecutivos y liderazgo.
  • Completar la investigación y crear informes para los ejecutivos en preparación para las reuniones.
  • Establecer/programar citas para equipos de liderazgo.
Habilidades y calificaciones:
  • Fuertes habilidades organizativas y multitarea, con la capacidad de priorizar de manera efectiva.
  • Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, con un enfoque en el servicio al cliente.
  • Capacidad para gestionar las tareas administrativas de forma independiente y con gran atención a
  • detalle.
  • Dominio de Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook), o software similar como
  • Google Workspace.
  • Experiencia previa con facturación, gestión de proveedores o contratos
  • La administración es un plus.
  • La familiaridad con la gestión de COI y el cumplimiento de los proveedores es una ventaja.
  • Habilidades sólidas de resolución de problemas y la capacidad de resolver problemas de manera independiente.
  • Habilidades de Pensamiento Crítico
  • Capacidad para manejar información confidencial con discreción.
  • Es muy preferible tener experiencia previa en el apoyo al personal de nivel ejecutivo.
Educación y experiencia:
Se requiere diploma de escuela secundaria o equivalente.
1+ años de experiencia en un puesto de Asistente Ejecutivo o Administrativo preferido

Opciones flexibles de trabajo desde casa disponibles.

Compensación: $40,000.00 por año




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